個人事業主向けタスク管理ツールの選び方｜Notion・Trello・Todoistを比較

仕事の予定は手帳、依頼はメール、思いついたアイデアはスマートフォンのメモ、締切はカレンダー。

このように仕事の情報が複数の場所へ分散していると、「書いたこと自体を忘れる」という問題が起きやすくなります。

タスク管理ツールを導入する目的は、単に新しいアプリを増やすことではありません。

確認したいのは、

・今やる仕事は何か
・いつまでに終えるのか
・依頼された仕事が残っていないか
・毎週、毎月繰り返す仕事は何か
・その仕事に必要なメモや資料はどこにあるか

を、一か所または少数の場所から確認できる状態にすることです。

候補としてよく挙げられるNotion、Trello、Todoistも、得意とする管理方法は同じではありません。

この記事では、2026年9月9日に各社の公式サイト・公式ヘルプで確認できた情報をもとに、3サービスを同じ基準で比較します。

「機能数が多いから一番おすすめ」といった順位付けは行いません。

まずNotion・Trello・Todoistを比較

項目	Notion	Trello	Todoist
無料プラン	あり	あり	Beginnerあり
個人向け有料料金	Plus：公式価格ページ表示でUS$10/メンバー/月	Standard：年払い時US$5/人/月、月払いUS$6	Pro：月払いUS$7、年払いUS$60
タスク・期限	対応	対応	対応
繰り返し	繰り返しデータベーステンプレート等	繰り返し期限あり	繰り返しタスク対応
カレンダー表示	データベースのカレンダー表示あり	独自Calendar ViewはPremium以上	Calendar LayoutはPro以上
ボード表示	あり	中心機能	無料からあり
メモ・資料保存	ページ内に文章・画像・資料等をまとめやすい	カード説明・コメント・添付中心	タスク説明・コメント・添付中心
無料のファイル添付上限	1ファイル5MB	1ファイル10MB	1ファイル5MB
Windows・Mac	対応	対応	対応
iOS・Android	対応	対応	対応
Googleカレンダー等	Notion CalendarでGoogle等と接続	カレンダー連携あり	Google・Outlook Calendar連携
無料での共同作業	ゲスト等に制限あり	10コラボレーターまで	個人プロジェクト1件5人まで
有料解約後	Freeへ。ファイル・履歴等が無料上限へ	Freeへ。一部ボードや有料機能データに制限	Beginnerへ。5プロジェクト等の無料上限へ

同じ「タスク管理ツール」でも、設計思想がかなり違います。

Notionは、タスクと一緒にメモ、手順書、アイデア、資料などをまとめたい場合に比較しやすいサービスです。

Trelloは、「未着手→作業中→確認待ち→完了」のように、仕事の進行状態をカードで動かしたい場合に比較しやすくなります。

Todoistは、「○日まで」「毎週金曜日」「毎月末」といった期限や繰り返しタスクを中心に管理したい場合に確認しやすいサービスです。

Notion｜タスクだけでなくメモや資料も同じ場所に置ける

Notionには無料プランがあります。

個人で使うFreeプランでは、ページやブロックを基本的に制限なく作成できます。

Notionの特徴は、タスクだけを登録する専用アプリではなく、各データベース項目自体が1つのページになっていることです。

たとえば「A社へ見積書を送る」というタスクを作り、そのページの中に、

・依頼内容
・メール文案
・見積条件
・参考URL
・画像
・関連資料

などを一緒に保存できます。

仕事の依頼と、その仕事に必要なメモが別々のアプリへ散らばっている人にとっては、この構造が比較材料になります。

Notionの無料プランと有料料金

2026年9月9日に確認したNotion公式料金ページでは、

Free：US$0
Plus：US$10／メンバー／月

と表示されています。

料金表示や請求条件は地域・支払い周期によって変わる可能性があるため、実際の契約金額は購入画面で確認してください。

個人1人で無料プランを利用する場合、ページとブロックは無制限です。

一方、無料プランではファイルアップロードが1ファイル5MBまで、ページ履歴は7日間です。

Plusではファイルアップロードの無料プラン制限が緩和され、ページ履歴は30日間になります。

Notionで期限付きタスクを管理する

Notionのデータベースには日付、ステータス、担当者などの項目を設定できます。

タスクデータベースでは、

・ステータス
・担当者
・期限

を使って仕事を管理できます。

たとえば、

未着手
作業中
確認待ち
完了

というステータスを作り、それぞれに期限を付けることができます。

Notionで繰り返しタスクを作る

毎週の請求確認や毎月の経費整理などには「繰り返しデータベーステンプレート」を利用できます。

テンプレートを、

・毎日
・毎週
・毎月
・毎年

などの頻度で自動作成できます。

ただし、Todoistのようにタスク名へ自然言語で繰り返し期限を指定する仕組みとは操作方法が異なります。

「繰り返しタスクに対応しているか」だけでなく、自分が登録しやすい方法かを確認してください。

Notionは同じタスクを表・カレンダー・ボードで見られる

Notionでは、同じデータベースを複数の表示方法へ切り替えられます。

たとえば、

・テーブル
・ボード
・カレンダー
・リスト
・タイムライン

などです。

つまり、仕事そのものを別々に登録する必要はありません。

一覧では表形式、進捗確認ではボード形式、締切確認ではカレンダー形式というように、同じデータを別の見せ方で確認できます。

ボード表示

Notionのボードでは、タスクをステータスなどでグループ化できます。

カードを、

未着手
↓
作業中
↓
完了

と動かして管理する使い方もできます。

カレンダー表示

日付プロパティを持つデータベースは、月間・週間などのカレンダーで表示できます。

Googleカレンダーなどとの連携

Notion CalendarではGoogle Calendar、Apple iCloud、Microsoft Outlookなどのカレンダーを接続できます。

Notionのデータベースで日付を持つ項目もNotion Calendarへ追加できます。

ただし、Notionデータベースのカレンダー表示と、外部予定を扱うNotion Calendarは同じ機能ではありません。

Google CalendarとNotionのタスクを一つの画面で見たい場合は、Notion Calendarの仕様まで確認してください。

Notionを有料から無料へ戻すとどうなる？

NotionをFreeプランへダウングレードすると、データがすべて削除されるわけではありませんが、有料機能の一部に制限がかかります。

たとえば、

・ファイルアップロードは1ファイル5MB以下
・ページ履歴は7日
・ゲストは10人まで

など、無料プランの条件へ戻ります。

既存の一部有料機能は閲覧のみになる場合もあります。

解約前には、無料プランへ戻った後も必要な資料を扱えるか確認してください。

Trello｜カードを動かしながら仕事の進行を管理する

Trelloの中心はボードです。

たとえば、

依頼受付
↓
今週やる
↓
作業中
↓
相手の確認待ち
↓
完了

という列を作り、仕事ごとのカードを移動させます。

「何をするか」だけでなく「今どの段階にあるか」を視覚的に確認したい場合に比較しやすい方法です。

Trello無料プランでできること

2026年9月9日現在、Trello Freeでは、

・カード無制限
・1ワークスペース10ボードまで
・10コラボレーターまで
・Power-Up無制限
・1ファイル10MBまで
・自動化250回／月
・担当者
・期限
・iOS、Androidアプリ
・2要素認証

などを利用できます。

「仕事をカードにしてボードで動かす」という基本用途は、無料プランでも試せます。

Trelloの有料料金

公式料金ページでは、

Standard

年払い：1ユーザーあたり月額US$5
月払い：US$6

Premium

年払い：1ユーザーあたり月額US$10
月払い：US$12.50

と案内されています。

Standardではボード数が無制限になり、1ファイル250MBまで、カスタムフィールド、詳細チェックリストなどが加わります。

Premiumではさらに、

・Calendar
・Timeline
・Table
・Dashboard
・Map

など複数のビューが使えます。

Trelloで期限と繰り返しを管理する

各カードには開始日・期限・時間を設定できます。

期限のリマインダーも設定できます。

また、繰り返し期限にも対応しています。

たとえば毎週水曜日に繰り返すカードを設定し、完了にすると次回の期限へ更新する、といった管理が可能です。

ただし、モバイルアプリでは既存の繰り返しカードを扱えても、新しい繰り返し期限の設定には制限があります。

Trelloのカレンダー表示は無料とPremiumで区別する

ここは注意が必要です。

Trelloの本格的な「Calendar View」はPremium・Enterprise向けです。

カードやチェックリストの期限を週・月単位で表示し、ドラッグして期限変更できます。

そのため、

「Trelloはカレンダー表示ができる」

という説明だけでは不十分です。

無料プランで使える機能と、PremiumのCalendar Viewを分けて確認してください。

TrelloとGoogleカレンダー

Trelloでは、ボードのカレンダーリンクをGoogle Calendarへ追加し、カードの期限をGoogle Calendar上で確認する方法が公式ヘルプで案内されています。

ただし、共有用カレンダーURLを他人へ渡すと、そのURLを知っている人がカレンダー項目を閲覧できるため、取り扱いには注意が必要です。

Trelloのメモ・資料保存

カードには説明、コメント、チェックリスト、添付ファイルなどを持たせられます。

無料プランでは1ファイル10MBまでです。

パソコンから直接アップロードできるほか、

・Google Drive
・Dropbox
・OneDrive
・Box

などのリンクを添付できます。

Notionのように長い文書や社内Wikiそのものを中心に設計するというより、「仕事カードに必要な情報を付ける」という考え方で比較すると違いが分かりやすくなります。

TrelloはWindows・Mac・スマートフォンで使える

TrelloにはWindows、Mac向けのデスクトップアプリがあります。

iOS、Androidのモバイルアプリも提供されています。

なお、公式ヘルプではデスクトップアプリはインターネット接続を必要とし、オフライン同期には対応しないと案内されています。

Trelloを有料から無料へ戻すとどうなる？

有料Workspaceを解約すると、請求期間終了後にFreeへ戻ります。

その際、

・最もアクティブな10ボードは開いた状態
・それ以外のボードは閉じられるが削除はされない
・コラボレーター数が無料上限を超えるとボードが閲覧専用になる場合がある
・有料機能のデータは非表示になるが削除されない

と公式サポートで案内されています。

必要なデータについては、ダウングレード前のエクスポートも検討してください。

Todoist｜締切と繰り返しタスクを中心に管理する

Todoistは、タスクを登録して期限、優先度、プロジェクトなどで整理するタイプのサービスです。

今回の想定読者で、

「メモが散らばっている」という問題より、

「締切を忘れる」
「定期作業を忘れる」
「今日やる仕事が分からなくなる」

という問題が大きい場合に比較しやすいサービスです。

Todoist無料プランでできること

無料のBeginnerプランでは、

・個人プロジェクト5件
・タスクの予定日時
・優先度
・サブタスク
・タスクリマインダー
・リスト表示
・ボード表示
・カスタムフィルター3件
・1週間のアクティビティ履歴
・カレンダー等との連携

などを利用できます。

無料でも基本的なタスク管理を試せますが、プロジェクト数5件という上限は確認しておく必要があります。

Todoist Proの料金

2025年12月10日の料金改定後、Todoist Proは公式情報で、

月払い：US$7／月
年払い：US$60／年（月額換算US$5）

と案内されています。

実際の日本での請求額や税金、アプリストア経由の料金は契約画面で確認してください。

Todoistは繰り返しタスクとの相性を確認しやすい

Todoistでは、定期的に行う仕事を繰り返しタスクとして設定できます。

たとえば、

毎週金曜日：未入金を確認
毎月1日：請求書を作成
毎月末：経費を整理

といったタスクを繰り返す形で管理できます。

Todoist公式も、週次レビューのような作業を繰り返しタスクとして登録する例を案内しています。

「仕事が発生するたびに毎回登録すること自体を忘れる」という人は、繰り返し設定を重点的に試す価値があります。

Todoistは無料でもボード表示できる

Todoistにはリストだけでなくボード表示があります。

各セクションを列として表示し、タスクをカードとして動かせます。

ボードレイアウトはBeginner、Pro、Businessで利用できます。

そのため、

「ボード形式を使いたいから必ずTrello」

とは限りません。

Todoistでも、案件を

未着手
作業中
確認待ち
完了

のように分けることができます。

カレンダー表示はPro以上

TodoistのCalendar LayoutはPro・Business向けです。

週または月のカレンダーにタスクを表示し、日付変更などを視覚的に行えます。

つまりTodoistも、

「Google Calendarと連携できること」

と

「Todoist自身をカレンダー形式で表示できること」

を分けて考える必要があります。

Google Calendar・Outlook Calendarとの連携

Google CalendarまたはOutlook Calendarとの連携は全プランで利用できます。

カレンダーイベントをTodoistのToday・Upcomingに表示したり、予定時間を設定したTodoistタスクをカレンダーへ同期したりできます。

ただしGoogle CalendarイベントはTodoist上では読み取り専用であるなど、同期方法には条件があります。

「完全な双方向同期」と思い込まず、自分が必要な操作がどちら側からできるのか確認してください。

Todoistのメモ・ファイル添付

Todoistではタスクへ説明やコメントを追加できます。

ファイルも添付でき、

無料：1ファイル5MB
Pro・Business：1ファイル100MB

です。

タスクにPDFや画像などの参考資料を付ける用途には利用できます。

ただし、大量の資料そのものを体系的に保存・整理する用途なら、Notionやクラウドストレージなど別の仕組みとの比較も必要です。

TodoistはWindows・Mac・スマートフォンに対応

公式サポートでは、

・Windows
・macOS
・iOS
・iPadOS
・Android

向けアプリが案内されています。

複数端末で同じタスクを確認できます。

Todoist Proを解約するとどうなる？

Proから無料のBeginnerへ戻ると、無料プランの上限が適用されます。

2026年8月更新の公式ヘルプでは、

・アクティブな個人プロジェクトは5件まで
・カスタムフィルターは3件まで
・履歴は7日分
・自動バックアップは作成されなくなる

などが案内されています。

したがって、Proで多数のプロジェクトを作った後に解約する場合は、無料上限へ戻ったときの状態を事前に確認してください。

3サービスは「何を一か所にしたいか」で比較する

多機能なサービスほど自分に向いているとは限りません。

タスクと資料を一緒に管理したい

仕事ごとに、

依頼内容
メモ
参考資料
手順
タスク
期限

まで一つの場所へまとめたい場合は、Notionのページ＋データベースという管理方法を試すと違いが分かりやすくなります。

仕事の進行状況を目で確認したい

複数案件を、

依頼受付
↓
作業中
↓
確認待ち
↓
完了

と流して管理したい場合は、Trelloのボード中心の管理方法を比較します。

締切・定期作業の抜け漏れを減らしたい

「今週やる仕事」「今日の締切」「毎月繰り返す作業」をまず整理したい場合は、Todoistのタスク・期限中心の管理方法を試すと判断しやすくなります。

最初からすべての仕事を移行しない

タスク管理ツールを導入するときに、過去のメモや全案件を最初から移行すると、設定作業そのものが大きな仕事になります。

最初は、今後2週間程度に実際に発生する仕事だけで試す方法があります。

たとえば、

・今日やる仕事
・今週締切の仕事
・返信待ち
・毎週繰り返す仕事

だけを登録します。

そのうえで、

「登録を忘れないか」
「今日やることが分かるか」
「終わった仕事を処理しやすいか」
「必要な資料へすぐ移動できるか」

を確認します。

機能数ではなく、「毎日確認し続けられるか」が重要です。

顧客情報や機密情報を入力するときの注意点

タスク名に、

「○○様の契約書を修正」
「△△社の未払いについて連絡」

のような情報を入れることがあります。

さらにタスク詳細へ、

・顧客氏名
・電話番号
・住所
・契約情報
・請求情報
・未公開資料

などを保存する可能性もあります。

クラウド型タスク管理サービスに保存できるからといって、あらゆる情報を無条件に入力してよいとは限りません。

まず、仕事に必要のない個人情報まで書かないようにします。

次に、共有相手・ゲスト・ワークスペースの権限を確認します。

特にNotionのページ共有やTrelloのボード、Todoistの共有プロジェクトでは、「誰が見られる状態になっているか」を定期的に確認してください。

また、アカウント自体を保護するため、2要素認証・2段階認証を利用できる場合は設定を検討します。

Notionでは2段階認証を全プランで利用できます。

TrelloのFreeプランにも2要素認証が含まれています。

Todoistにも認証アプリを利用した2要素認証があります。

ただし、2要素認証を設定すれば情報管理上の問題がすべてなくなるわけではありません。

取引先との契約や業界ルールで外部クラウドへの保存を制限している情報がある場合は、その条件を優先してください。

まとめ｜タスク管理は「多機能さ」より管理方法を合わせる

Notion、Trello、Todoistはいずれも、紙、メール、メモへ分散した仕事を整理する候補になります。

ただし、向いている管理方法は同じではありません。

Notionは、タスクと一緒にメモや資料まで整理したい場合に比較しやすいサービスです。

Trelloは、仕事をカード化して「今どの段階にあるか」を視覚的に管理したい場合に比較しやすくなります。

Todoistは、締切や繰り返し予定を中心に、今日・今週やる仕事を整理したい場合に確認しやすいサービスです。

最初から「一番多機能なサービス」を探す必要はありません。

まず、

「締切を忘れることが問題なのか」

「依頼がどこまで進んだか分からなくなることが問題なのか」

「仕事のメモと資料が散らばることが問題なのか」

を決めます。

その問題を解決できるサービスを無料プランで2週間程度試し、毎日確認できる管理方法かどうかを見るほうが、機能表だけで決めるより実際の仕事に合わせやすくなります。

※料金・機能・利用条件の情報確認日は2026年9月9日です。サービス内容は変更される可能性があります。契約前に各社公式サイト・公式ヘルプで最新情報をご確認ください。